En faktura är inte bara en betalningsuppmaning – den är ett bokföringsunderlag med lagstadgade krav. Saknar fakturan rätt uppgifter kan din kund nekas momsavdrag och du själv få problem i bokföringen. Här går vi igenom vad en korrekt faktura måste innehålla 2026, vilka betalningsvillkor som är rimliga, skillnaden mellan vanlig och förenklad faktura, samt de vanligaste misstagen.
Vad måste en faktura innehålla?
Enligt mervärdesskattelagen ska en fullständig faktura innehålla ett antal obligatoriska uppgifter:
- Fakturadatum
- Ett unikt, löpande fakturanummer
- Ditt företags namn, adress och organisationsnummer
- Ditt momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
- Köparens namn och adress
- Beskrivning av varorna eller tjänsterna samt mängd
- Datum för leverans eller utförande
- Beloppet exklusive moms, momssats och momsbelopp
- Totalbelopp att betala
Är något av detta fel eller saknas kan köparen i värsta fall inte göra avdrag för momsen, vilket gör fakturan svårare att få betald. Det är därför värt att ha en mall eller ett faktureringsprogram som fyller i uppgifterna automatiskt.
Förenklad faktura
Säljer du till mindre belopp (under 4 000 kronor inklusive moms) räcker en förenklad faktura med färre uppgifter – exempelvis krävs inte köparens uppgifter på samma sätt. Det är vanligt vid kontantförsäljning och i kvitton från kassaregister. Vid försäljning till andra företag är det ändå ofta klokt att ställa ut en fullständig faktura, eftersom köparen behöver den för sin bokföring.
Moms på fakturan
Momsen ska redovisas tydligt: belopp exklusive moms, vilken momssats som gäller och själva momsbeloppet. Vilka satser som gäller går vi igenom i Moms procentsatser, och behöver du räkna fram momsen ur ett bruttobelopp finns Räkna ut momsen baklänges. Tänk på att den tillfälligt sänkta matmomsen kan påverka vilken sats du ska ange om du säljer livsmedel.
Betalningsvillkor
Den vanligaste betalningsfristen mellan företag är 30 dagar, men kortare villkor som 10 eller 15 dagar blir allt vanligare för att förbättra likviditeten. Mot konsumenter får du inte kräva kortare betalningstid än det som är skäligt. Ange alltid förfallodatum tydligt och gärna att dröjsmålsränta tas ut vid sen betalning – det gör det enklare att kräva ränta om fakturan inte betalas i tid.
När ska fakturan bokföras?
Hur och när fakturan ska bokföras beror på om du använder kontant- eller faktureringsmetoden. Med faktureringsmetoden bokförs fakturan redan när den ställs ut, med kontantmetoden först vid betalning. Det och andra grunder går vi igenom i Bokföring för nystartade. Oavsett metod ska fakturan sparas som verifikation enligt bokföringslagen.
Vanliga misstag
- Hoppa i numreringen. Fakturanummer ska vara löpande och unika – inga luckor eller dubbletter.
- Glömma momsuppgifter. Utan korrekt momsredovisning på fakturan kan kunden inte göra avdrag.
- Vänta med att fakturera. Ju snabbare du skickar fakturan, desto snabbare får du betalt.
- Otydlig specifikation. En vag beskrivning gör det lättare för kunden att ifrågasätta och skjuta upp betalningen.
Vanliga frågor
Måste jag fakturera med moms?
Är du momsregistrerad och säljer momspliktiga varor eller tjänster, ja. Vissa verksamheter är momsbefriade eller ligger under omsättningsgränsen – då anger du i stället varför moms inte tas ut.
Vad gör jag om kunden inte betalar?
Då följer du en tydlig process med påminnelse, dröjsmålsränta och i sista hand inkasso. Hela gången beskriver vi i Obetald faktura.
Hur länge måste jag spara fakturor?
Räkenskapsinformation, inklusive fakturor, ska enligt bokföringslagen sparas i sju år. Det gäller både fakturor du skickat och tagit emot.
Emil Sandberg startade A Startup Story. Han är den sortens person som hellre öppnar årsredovisningen än läser sammanfattningen av den – och sajten är byggd på precis den vanan: ta reda på vem som faktiskt äger ett bolag, vad det omsätter och var siffran kommer ifrån, och skriva ner det så att nästa person slipper leta.
Här skriver han om företagande, ägarstrukturer och börsen, med tyngdpunkt på svenska bolag. Varje bolagsprofil bygger på offentliga källor – bolagens egen rapportering, årsredovisningar, Bolagsverket och seriös affärspress – och källorna står utskrivna längst ner i artikeln med datum, så att du kan kontrollera dem själv i stället för att ta hans ord för det. Siffror som ändras märks ut med när de senast verifierades.
Hittar du ett fel vill han veta det. Hör av dig via kontaktsidan, så rättas det och uppdateringen skrivs ut på sidan.