God bokföring är ryggraden i ett välskött företag. För dig som just startat kan reglerna kännas krångliga, men grunderna är begripliga. Här går vi igenom vad bokföringsskyldigheten innebär, skillnaden mellan kontant- och faktureringsmetoden, de vanligaste misstagen och om du ska sköta det själv eller ta hjälp.
Vad innebär bokföringsskyldighet?
Alla företag är bokföringsskyldiga. Det betyder att du löpande ska registrera alla affärshändelser – fakturor, kvitton, betalningar – i kronologisk ordning och spara underlagen. Bokföringen ligger till grund för moms- och skattredovisning och för det årsbokslut eller den årsredovisning som ska upprättas efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation ska sparas i sju år.
Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?
Det finns två sätt att bokföra:
- Kontantmetoden (bokslutsmetoden) – du bokför affärshändelser när betalningen sker. Den är enklare och tillåts för mindre företag med begränsad omsättning. Vid årets slut bokförs ändå obetalda fakturor.
- Faktureringsmetoden – du bokför fakturan när den ställs ut respektive tas emot, alltså redan vid affärshändelsen, och sedan igen vid betalning. Den ger en mer rättvisande bild löpande och krävs för större företag.
Många nystartade börjar med kontantmetoden för enkelhetens skull och går över till faktureringsmetoden när verksamheten växer. Hur du ställer ut fakturor korrekt går vi igenom i Fakturera rätt.
Debet och kredit – grundprincipen
All bokföring bygger på dubbel bokföring: varje affärshändelse bokförs på minst två konton, en debet och en kredit, som alltid balanserar. Köper du en dator bokförs både utgiften och minskningen på bankkontot. Du behöver inte memorera alla konton – ett bokföringsprogram föreslår oftast rätt konteringar – men det hjälper att förstå att allt ska gå ihop.
Funderar du på vilket bokföringsprogram du ska välja? Läs om vem som faktiskt står bakom de tre stora: Fortnox, Bokio och Spiris (tidigare Visma Spcs) – två av dem har samma ägare.
Hantera kvitton och underlag rätt
Varje affärshändelse behöver en verifikation – ett underlag som styrker vad som hänt. Tappar du bort kvitton eller slarvar med underlag blir bokföringen fel och du kan gå miste om momsavdrag. Vad som gäller kring kvitton, inklusive handskrivna sådana, går vi igenom i Handskrivna kvitton.
Vanliga misstag att undvika
- Att blanda privat och företag. Använd alltid företagskontot för företagets affärer. Privata uttag bokförs separat.
- Att skjuta upp bokföringen. Affärshändelser ska bokföras löpande. Att samla ihop ett halvår leder till fel och stress.
- Att glömma momsen. Håll koll på utgående och ingående moms så att momsdeklarationen stämmer. Se Moms procentsatser.
- Att sakna underlag. Ingen verifikation, ingen avdragsrätt. Spara allt.
Sköta själv eller ta hjälp?
Med dagens bokföringsprogram kan många mindre företag sköta löpande bokföring själva. När det blir mer komplext – årsredovisning, deklaration, skatteoptimering – är det ofta värt att ta hjälp av en redovisningskonsult. Det frigör tid och minskar risken för dyra fel. En vanlig modell är att sköta det löpande själv och anlita en konsult för bokslut och deklaration.
Vanliga frågor
Behöver en enskild firma bokföra?
Ja. Bokföringsskyldigheten gäller alla företag, även enskild firma. Skillnaden mot aktiebolag är främst att en enskild firma normalt upprättar ett förenklat årsbokslut i stället för en årsredovisning.
Hur ofta måste jag bokföra?
Löpande. Kontanta affärshändelser ska normalt bokföras senast nästa arbetsdag, övrigt så snart det kan ske. I praktiken bokför många en gång i veckan eller månadsvis med stöd av programvara.
Vad händer om jag bokför fel?
Mindre fel kan rättas, men systematiska brister kan leda till problem vid en granskning och i värsta fall skattetillägg. Är du osäker, ta hjälp tidigt – det är billigare än att reda ut en hel felaktig årsbokföring.
Emil Sandberg startade A Startup Story. Han är den sortens person som hellre öppnar årsredovisningen än läser sammanfattningen av den – och sajten är byggd på precis den vanan: ta reda på vem som faktiskt äger ett bolag, vad det omsätter och var siffran kommer ifrån, och skriva ner det så att nästa person slipper leta.
Här skriver han om företagande, ägarstrukturer och börsen, med tyngdpunkt på svenska bolag. Varje bolagsprofil bygger på offentliga källor – bolagens egen rapportering, årsredovisningar, Bolagsverket och seriös affärspress – och källorna står utskrivna längst ner i artikeln med datum, så att du kan kontrollera dem själv i stället för att ta hans ord för det. Siffror som ändras märks ut med när de senast verifierades.
Hittar du ett fel vill han veta det. Hör av dig via kontaktsidan, så rättas det och uppdateringen skrivs ut på sidan.